- 8 janvier 2020
- Productivité
La meilleure méthode pour ranger et classer ses dossiers
Sommaire
J’imagine que ça vous ai déjà arrivé plusieurs fois que vous rappeler à quel point les documents de votre ordinateur sont mal organisés, mal classé et combien cela limite votre productivité, n’est-ce pas ?
Je parie que ça vous ai déjà arrivé aussi d’être surpris à regarder l’écran de l’ordinateur des autres et de voir un bureau bourré d’icônes et de fichiers ? Quand ça m’arrive, je ne peux pas m’empêcher de me demander : « Mais comment font-ils pour accepter ça ? »
Et pourtant, il existe des astuces simples et efficaces pour bien organiser ses fichiers et ses dossiers sur son ordinateur.
Alors si vous perdez un temps fou à chercher vos documents noyés dans une masse de fichiers éparpillés partout et sans logique, pas agréable, n’est-ce pas ? Pas de panique, je vais vous aider comment être méthodique. Si vous aimez l’informatique, ça devrait aller.
Je suis aussi passé par là. J’ai appris de mes erreurs et j’ai l’immense plaisir d’avoir chaque chose à sa place et de trouver ce que je cherchais en peu de temps.
Il en sera de même pour vous après la lecture de cet article. Vous saurez mieux les classer.
Chassez les mauvaises habitudes
Il est essentiel de bien classer ses documents pour pouvoir les retrouver facilement. Et que quoi qu’il arrive, on finira bien par le trouver.
- Quand on veut être plus productif, organiser ses documents est aussi important qu’organiser sa journée de travail.
- Une mauvaise organisation reste une mauvaise organisation, qu’elle soit physique ou numérique.
- Plus vous êtes désorganisé, plus il est difficile de faire marche arrière. “Je rangerais ça plus tard”.
C’est typiquement le genre de choses que l’on sait, mais que l’on n’a jamais envie de faire.
Cette spirale prendra fin aujourd’hui pour vous. Fini les heures perdues à chercher vos documents dans un chaos sans nom.
Je vais vous montrer comment organiser tous les fichiers de façon simple et pertinente.
Avoir une bonne organisation
Le système d’organisation parfait n’existe pas et ça vous le savez.
Chaque personne est différente. Ce qui fonctionne bien pour vous ne conviendra pas forcément à tout le monde.
Le but de cet article est donc de prendre les conseils que je vais vous donner et de les adapter pour créer votre système d’organisation idéal.
Dans un bon système d’organisation, les fichiers doivent être :
- Facile à ranger : vous ne voulez pas d’un système de rangement compliqué. Le but est de pouvoir tout classer grâce à des noms de dossiers uniques et un minimum de clarté.
- Facile à trouver : que ce soit en cliquant sur les dossiers ou en utilisant la fonction recherche de votre ordinateur, vous voulez pouvoir trouver votre dossier et votre fichier en un temps record. C’est en nommant correctement les dossiers que vous y arriverez.
- Réutilisable : avoir la possibilité de réutiliser des modèles et systèmes de rangement à la demande
Une chose importante à retenir : ne vous mettez pas la pression ! Votre système n’a pas à être parfait. Donc commencez à créer votre propre structure de rangement et améliorez-là au fur à mesure.
Les principes d’un bon système de rangement
Commençons avec quelques règles de bases que vous n’appliquez peut-être pas encore.
Ne pas mettre de fichier sur le bureau !
Ça ne fait pas propre. Il est important d’être mieux organiser
Comment ça vous avez plus de 50 fichiers sur votre bureau ? Celui-ci devrait rester super propre avec juste un beau fond d’écran (c’est un de mes photos-montage). Comme ceci :
Bureau épuré pas de cinquantaine de fichiers qui donnent mal à la tête.
Vaut mieux ne pas stocker sur votre disque dur principal.
Pourquoi ?
Pour la simple raison si jamais votre disque dur principal se lâche pour une raison quelconque de votre ordinateur, vous serez bien embêter.
Cela m’était arrivé plusieurs fois et jusqu’à présent je stocke sur mes disques externes, clés USB et stocker en ligne. Je vous recommande de faire la même chose et je ne souhaite pas que vous perdez vos fichiers.
Limiter la création des dossiers
Si vous faites un bon travail de hiérarchisation au préalable, la plupart des documents pourront être rangés dans votre système de classement existant.
Je m’explique.
La création de nouveaux dossiers s’impose lorsque vous sauvez toujours le même type de fichiers, mais à des fins différentes.
Si par exemple vous décidez de vous mettre des images de référence, vous pouvez créer un nouveau sous-dossier de cette façon :
- dossier > sous-dossier > fichier
Cela vous permet de vous souvenir plus rapidement où votre fichier est rangé, comme vous pouvez le constater de mon finder de mon iMac 5k.
Cela vous permet également d’être plus claire dans vos rangements.
Mais gardez à l’esprit de limiter le nombre de niveaux. Ça vous obligera à créer des noms de dossiers qui ont plus de sens et vous gagnerez un temps précieux au quotidien pour trouver vos documents.
Ça n’a l’air de rien, mais quelques secondes passées chaque jour à trouver vos fichiers se transforment en plusieurs jours de perdus à la fin de l’année.
Sans compter la répétition des petites manipulations laborieuses engendrées en cherchant un document. Ça serait contre-productif et encore moins professionnel.
Nommer les fichiers et dossiers de manière stratégique
C’est essentiel si vous voulez que vos documents soient “facile à trouver.” Et pour ça, il va falloir s’appliquer et faire preuve de bon sens.
Tout le monde a sa manière de penser et de chercher des dossiers. Il est donc important de songer à la façon dont vous cherchez les documents, pour pouvoir les retrouver facilement plus tard.
Exemple : si vous cherchez la facture de SFR sur votre ordinateur, vous n’allez pas simplement l’appeler “Facture SFR.pdf” ou même “SFR septembre.pdf”.
Ça reste trop vague.
Une bonne manière de la nommer serait :
- Par date (facture janvier 2020)
- Par opérateur (facture SFR)
- Par type de document (une facture)
Même si vous avez créé un dossier “SFR”, je vous conseille de le répéter dans le nom du fichier. Cela facilitera le travail du moteur de recherche de votre ordinateur et le vôtre.
Un bon nom de fichier serait donc par exemple “Facture SFR janvier 2020.pdf.”
C’est déjà beaucoup plus agréable. Mais vous pouvez aller plus loin avec vos fichiers datés. Car votre PC suit une logique. Vous avez plusieurs possibilités. Regardez le schéma :
Méthode de classement des dossiers informatiques dans l’ordre chronologique.
Bref, dossiers ou fichiers, même consigne. Assurez-vous de leur donner un titre précis pour faciliter la recherche et comprendre tout de suite ce dont il s’agit.
Dans mes documents, je veille à établir une hiérarchie. Il y a des catégories de haut niveau que j’utilise pour définir les documents personnels et professionnels.
Posez une hiérarchie en définissant les rôles de chaque dossier. D’abord les dossiers parents de haute priorité que vous divisez en sous-catégorie de catégorie. L’idée est de rendre plus accessibles les fichiers que vous allez consulter le plus souvent.
Une bonne manière de trouver les documents auxquels vous voulez rapidement avoir accès est d’utiliser activement la fonction de recherche.
- Sur Mac, il existe un raccourci « CMD + espace » pour avoir la recherche Spotlight.
- Sur Windows 10, il suffit de cliquer sur la fenêtre en bas à gauche pour avoir accès à une barre de recherche.
Gardez les noms de documents courts et concis. Pour ce qui est des documents qui ont une durée, le format descriptif/mois/année suffit largement.
Par exemple, “nom du fichier 07-2020” pour signifier le contenu du mois de janvier 2020.
Voilà des astuces simples et essentielles pour rapidement s’organiser, j’espère que cela vous aura aidé à mieux organiser vos documents et vos fichiers. Pour que vous ayez une meilleur productivité et réduire le temps de recherche.
Organiser vos documents
Si vous utilisez votre PC à la fois à des fins personnelles et professionnelles, je vous conseille de commencer avec une bonne structure :
- Professionnel
- Personnel
Si vous utilisez Mega ou tout autre service de stockage en ligne, cela se présente de la même manière :
- Mega / Professionnel
- Mega / Personnel
Après avoir séparé votre vie personnelle et professionnelle. Voici quelques exemples :
- Pro / Clients
- Pro / Factures
- Pro / Devis
- Pro / Projets clients
À vous de trouver la manière qui vous semble logique pour créer des dossiers qui correspondent à votre vie personnelle et professionnelle.
Démarrez avec les dossiers principaux qui serviront de base. Vous pourrez ensuite ajouter des sous-dossiers à l’intérieur de façon à regrouper vos documents.
Par exemple :
- Personnel / Maison (dossier principal)
- /Internet (sous-dossier)
- /Eau
- /Électricité
De la même manière que pour les documents personnels, la partie professionnelle doit répondre à une certaine logique en fonction de votre activité.
Voici un exemple qui pourrait fonctionner :
- Nom du projet
- Nom du projet / Informations (nom du logo, textes à ajouter…)
- Nom du projet / Brainstorming (police de caractère, couleurs, propositions…)
- Nom du projet / Final
Vous pouvez aussi faire comme ceci :
Dans le dossier “Brainstorming“, vous pouvez mettre tout vos recherches de référence par exemple.
Ou alors faire comme ceci, si vous souhaitez être plus direct mais méthodique :
- Clients
- Nom du client / Nom du projet
- Nom du projet / Final
Organisez vos sous-dossiers en fonction des types de tâches à effectuer pour un projet ou des différents intervenants par exemple (partenaires, client…).
Le mieux est peut-être de commencer sur une feuille de papier.
Notez tous les projets sur lesquels vous travaillez et les tâches à effectuer.
Cela vous aidera à regrouper logiquement les activités et créer les dossiers correspondants.
Vous pouvez aussi créer une carte mentale (mind mapping en anglais) à l’aide d’un bel outil comme Mindnote, si vous avez un Mac.
Sur Windows, il y a Mindmeister.
Ou alors sur papier pour vous aider à visualiser et ordonner au mieux votre classement.
N’oubliez pas que l’essentiel est que cela soit parfaitement logique pour vous.
Note : Si vous n’utilisez pas de service en ligne pour stocker vos documents numériques, assurez-vous de programmer une sauvegarde régulière.
Selon la fréquence de modification ou de création de nouveaux fichiers, vous pouvez opter pour une sauvegarde hebdomadaire ou mensuelle sur un disque dur externe.
Créer des modèles de dossiers
Petit à petit, vous allez apprivoiser votre organisation et vous rendre compte que vous utilisez souvent les mêmes dossiers et sous-dossiers.
Personnellement, je crée dossier en donnant un nom et ensuite je crée des sous-dossiers. Par exemple :
- People
- People / femme / femme portrait
- / femme / femme maillot de bain
- / femme / femme noire
Les avantages :
– Cela fait gagner du temps sur la création de dossiers qui seront déjà prêts à mettre les images dedans.
– Vous gardez une cohérence dans l’ensemble de vos dossiers qui garderont la même structure.
Le but est d’affiner tout ça au fur et à mesure pour avoir l’organisation parfaite pour vous.
Les raccourcis sont vos alliés
Que ce soit avec le finder d’un Mac ou l’explorateur de fichiers sur Windows, vous pouvez simplement glisser et déposer les dossiers que vous utilisez tout le temps.
Et si ce n’est qu’un projet temporaire, rien ne vous empêche ensuite de le supprimer.
En complément, vous pouvez bien sûr utiliser la fonction recherche de votre ordinateur pour trouver un document rapidement.
Sur Windows un simple clic sur la touche “Windows” permet d’activer la barre de recherche. Sur Mac OS, utilisez le raccourci clavier “Commande (cmd) + barre d’espace.”
Les applications de sauvegarde dans le Cloud
Les applications de sauvegarde en ligne comme Google Drive, Mega ou encore Hubic que je vous recommande chaudement.
Ils offrent tous une petite capacité de stockage gratuite. Et les tarifs pour passer aux versions payantes sont très abordables.
Avec ça, vous avez de quoi tenir.
Vous pouvez bien sûr organiser vos fichiers comme vous le faites sur votre ordinateur.
La différence ? Vos documents sont disponibles où que vous soyez. Vous pouvez y accéder sur votre ordinateur, mais aussi sur une tablette ou votre mobile avec l’application web sécurisée.
Vos données sont stockées en ligne et synchronisées sur tous vos appareils.
C’est chouette, n’est-ce pas ?
Et si votre ordinateur rend rame, vos documents sont sauvegardés. De quoi dormir tranquille.
Et en cas d’oubli, vous pourrez récupérez et continuez votre travail à tout moment.
Conclusion
Voici un plan d’action pour appliquer dès maintenant ce que l’on vient de voir ensemble. Un vrai jeu d’enfant ! Vous êtes prêt ? Let’s go !
- Choisissez d’organiser vos dossiers en local ou dans le cloud.
- Créez deux dossiers principaux : personnel et professionnel.
- Créez les sous-dossiers de manière ordonnée et logique pour vous en fonction des fichiers que vous utilisez.
- Créez des modèles et des raccourcis pour les dossiers que vous utilisez le plus.
J’espère que vous avez apprécié les conseils dans cet article et que ça vous aidera à y voir plus clair dans votre manière de bien organiser vos dossiers et fichiers.
N’hésitez pas à partager cet article qui pourrait aider un maximum de personnes à être plus productif et mieux organisé dans leur travail. Car les clients veulent des professionnelles rapides et exécutifs. De même pour vous, vous aurez un esprit bien plus tranquille pour bien travailler. Ayez une bonne organisation dans votre rangement.
Et vous ? Comment organisez-vous vos dossiers ? Dites-le moi en commentaire.
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